Ở giai đoạn đầu, bộ ba email, Excel và Google Drive hoạt động được. Một file Excel theo dõi danh sách control, một thư mục Drive chứa evidence, email để phối hợp giữa các bên. Đơn giản, quen thuộc, không tốn chi phí. Khi số lượng control còn ít, số người liên quan còn nhỏ và audit diễn ra một hoặc hai lần mỗi năm, cách làm này hoàn toàn đủ để vận hành.
Vấn đề xuất hiện khi công ty tăng trưởng và audit trở nên thường xuyên hơn.
Excel bắt đầu mất kiểm soát phiên bản
Ba người chỉnh sửa file Excel vào ba thời điểm khác nhau, không ai chắc phiên bản nào là mới nhất. Người thứ nhất cập nhật trạng thái control vào thứ Ba, người thứ hai ghi đè bằng phiên bản của mình vào thứ Năm, người thứ ba tải bản từ thứ Hai lên Drive vào cuối tuần mà không biết đã có hai lần chỉnh sửa phía sau. Đến khi cần báo cáo tổng hợp cho quản lý, không ai biết file nào phản ánh thực tế.
Khi năm người cùng duy trì một file Excel mà không có version control, trạng thái hiện tại trở thành điều không thể xác định được.
Drive mất cấu trúc theo thời gian
Thư mục Google Drive ban đầu được tổ chức theo một logic nhất định, nhưng khi bốn người khác nhau upload tài liệu theo quy ước đặt tên riêng của họ, cấu trúc đó vỡ dần. Một người dùng tên vendor theo tháng, người khác dùng theo tên dự án, người thứ ba không đặt tên nhất quán.
Khi evidence trải rộng qua tám thư mục Drive với quy ước đặt tên từ bốn người khác nhau, một thành viên mới không có cách nào biết liệu thứ gì đó bị thiếu hay chỉ đang được lưu ở chỗ khác. Điều đó tạo ra rủi ro thực sự trong audit: evidence tồn tại nhưng không thể tìm thấy, hoặc tưởng là tồn tại nhưng thực ra chưa ai upload.
Email không theo dõi được tiến độ
Email nhận submission evidence nhưng không có cơ chế nào theo dõi ai đã phản hồi, ai chưa, ai gửi nhầm khoảng thời gian. Không có deadline tự động nhắc nhở. Không có audit trail cho từng yêu cầu. Mỗi khi cần biết trạng thái tổng thể, ai đó phải ngồi lục lại inbox thủ công và tổng hợp vào một chỗ.
Nhân số đó lên với ba mươi đến bốn mươi control trải qua nhiều phòng ban, và lượng thời gian phối hợp thủ công mỗi chu kỳ audit trở nên đáng kể.
Điểm gãy không phải vì công cụ kém
Excel vẫn làm đúng thứ nó được thiết kế để làm. Google Drive vẫn là nơi lưu trữ tài liệu tốt. Email vẫn là phương tiện liên lạc. Điểm gãy không nằm ở chỗ công cụ tệ, mà nằm ở chỗ quy mô vượt quá khả năng phối hợp thủ công.
Khi không có audit trail, không có cơ chế nhắc nhở deadline, không có cách theo dõi ai đã nộp và ai chưa, không có trạng thái compliance theo thời gian thực, thì mỗi lần cần báo cáo, ai đó phải tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau bằng tay. Không phải một lần, mà là mỗi chu kỳ, lặp đi lặp lại.
Các công cụ không phải vấn đề khi quy mô còn phù hợp. Vấn đề xuất hiện khi cách vận hành không thay đổi theo quy mô.